L'Agriculteur Normand 03 décembre 2012 à 14h08 | Par Marie-Dominique KLEIN Réseau Organisation du travail du groupe des Chambres d’agriculture de Normandie

ORGANISATION DU TRAVAIL - Bien organiser son bureau pour gagner du temps

Aujourd’hui beaucoup d’agriculteurs constatent que le travail de bureau leur pèse et qu’ils ont du mal à tout gérer. Il existe des techniques simples et efficaces pour le faciliter.

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Organiser son bureau n’est pas coûteux et ne nécessite pas 
forcément beaucoup de place.
Organiser son bureau n’est pas coûteux et ne nécessite pas forcément beaucoup de place. - © Sandra Roupnel

Le travail de bureau représente aujourd’hui au minimum une demi-journée d’activité par semaine. Obligatoire, cette tâche reste néanmoins fastidieuse pour la plupart des agriculteurs. En s’organisant, les agriculteurs vont pouvoir gagner du temps en ne cherchant pas tous les papiers. En parallèle, cela va leur permettre de garder les documents importants et d’éliminer les autres. Enfin ils pourront transmettre rapidement les informations aux autres actifs sur l’exploitation s’il y en a.


Un plan de classement pour que chacun puisse s’y retrouver

Pour bien s’organiser, l’agriculteur doit respecter quelques principes simples qui permettront à chacun de s’y retrouver.Tout d’abord il doit classer ses documents de façon thématique : il pourra donc se retrouver avec des dossiers de type “création société” (dans lequel on aura les informations sur le statut, le journal de délibération, les avenants…) ou encore un dossier sur “baux”. Il est conseillé de proscrire le classement par organisme qui devient vite un fourre-tout inutilisable.Plusieurs personnes sont amenées à consulter les documents sur une même exploitation ; il est donc conseillé d’avoir recours à un plan de classement. Comme le sommaire d’une revue, il permet de retrouver rapidement le document cherché même si le classement a été fait par quelqu’un d’autre.


Un investissement limité

Organiser son bureau n’est pas coûteux et ne nécessite pas forcément beaucoup de place. En effet, 20 à 25 dossiers en moyenne sont nécessaires pour le classement et une dizaine de cartons en moyenne pour l’archivage. La place occupée est donc restreinte et l’achat de matériel coûteux et encombrant inutile : une armoire suffit. Il est préférable que le bureau ne soit pas dans la maison pour être plus accessible à tous les actifs, notamment quand il s’agit d’une société avec plusieurs associés. Le remaniement des bâtiments d’élevage peut être l’occasion d’y intégrer un bureau par exemple.Vous décidez de mettre à plat l’organisation de votre bureau : vous pouvez compter 3 à 4 jours de travail pour classer les documents et archiver ceux qui le nécessitent. Vous pouvez aussi vous faire aider : des formations sur ce thème sont organisées dans certains départements normands. Nous vous invitons à vous rapprocher de la Chambre d’agriculture de votre département.

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