La paperasse ça se (di)gère ! 4 astuces pour ne pas se laisser déborder

Aménager un bureau
Disposer d’un bureau agréable est un élément important de motivation. Pour appréhender le travail administratif positivement, il faut travailler dans de bonnes conditions et se sentir bien dans son bureau. Cela passe par du mobilier adapté, de l’espace, un éclairage suffisant et du chauffage. Le choix du matériel et du mobilier doit tenir compte de l’ergonomie, de sa fonctionnalité et de son entretien. Les bureaux d’exploitation ont souvent d’autres fonctions : vestiaire, lieu d’accueil du public, salle de pause ou kitchenette au point parfois que sa vocation première est oubliée. Il est nécessaire de préserver la fonction administrative de son bureau. La nouvelle année est l’occasion de se réapproprier les lieux, redéfinir les espaces de travail et d’archivage. Les soldes permettront de pouvoir s’équiper de nouveaux matériels et placards à petits prix mais également de refaire le plein de dossiers cartonnés, chemises et étiquettes pour classer, ordonner et ranger les documents.

Bien organiser les documents
Les règles de travail sont importantes pour éviter d’accumuler les papiers. Certaines tâches sont à planifier et à réaliser à fréquences régulières. Cela paraît simple et évident et pourtant c’est bien la première étape pour ne pas se laisser submerger par la paperasse. Concentré sur son métier et sur les ateliers de production, le risque de perdre pied par l’amoncellement de documents, de papiers et de courriers reçus est grand. Le temps perdu ensuite à rechercher les bonnes pièces, les bons justificatifs, les éléments pour remplir les déclarations sociales, etc... est autant de temps qui n’est pas consacré à son activité. Un bon classement des pièces fait économiser du temps pour gérer les tâches administratives.

Anticiper les déclarations et planifier un agenda
C’est l’autre grand problème rencontré sur les exploitations agricoles : trouver le temps pour faire le travail administratif. Laisser les choses traîner jusqu’au dernier moment et gérer dans l’urgence est la pire chose à faire.
Cela fait perdre en efficacité surtout entraîne des erreurs dont les conséquences peuvent être dramatiques pour l’exploitation. Pour aider les agriculteurs dans leur organisation, les Chambres d’agriculture de Normandie publient un calendrier réglementaire qui répertorie les dates des déclarations PAC, des obligations environnementales, des déclarations sociales et rappelle les formalités importantes à ne pas oublier.
Cela permet aux agriculteurs de se réassurer en identifiant en amont les périodes sensibles pour anticiper plus facilement les échéances. 
Ce document est disponible en format cartonné sous-main (sur simple demande auprès du référent Organisation du travail de chaque Chambre d’agriculture), en consultation sur le site internet des Chambres, rubrique Emploi Formation, Mieux vivre son métier. Vous pourrez également l’importer sur votre agenda électronique personnel pour recevoir les alertes directement sur votre portable ou dans votre boîte mail. Pour cela, rendez-vous sur les sites des Chambres d’agriculture de Normandie !


Déléguer ou embaucher en temps partagé
Le dernier conseil pour les réfractaires à la paperasse est d’embaucher une secrétaire à temps partiel. Cela permet de se libérer d’une partie du travail administratif et de se délester du stress associé à cette tâche.
Toutefois, il faut veiller à rester pleinement maître du pilotage stratégique de l’exploitation en communiquant avec cette assistante et en assurant un management efficace.

Vos idées
Vous avez d’autres astuces ou vous avez créé un truc qui permet
d’optimiser votre travail administratif, proposez votre idée au concours Trucs et Astuces d’éleveurs de Normandie.
Vous remporterez peut être un voyage et des journées de remplacement (d’une valeur de 2 000 €).
Contact : celine.marochin@normandie.chambagri.fr