Prévoir, anticiper et organiser son travail de bureau

Tout d’abord, organiser son espace pour le rendre plus fonctionnel et plus attractif. Ensuite, se discipliner au quotidien pour entretenir ce rangement et mieux gérer son temps et ses priorités en anticipant et planifiant son travail.Vous vous êtes laissé envahir par le désordre sur votre bureau : les stylos qui ne marchent pas, les brouillons et les post-it, les dessins des enfants côtoient des dossiers importants à ne surtout pas perdre et cachent le petit bout de papier sur lequel vous aviez griffonné des renseignements dont vous avez besoin en urgence… Toute cette pagaille fait que vous y allez à reculons et que vous êtes stressé quand vous y êtes car vous ne savez plus par où commencer.L’hiver arrive avec sa météo, alors pourquoi ne pas en profiter pour faire place nette et réorganiser votre bureau. Ce rangement sera l’occasion d’un nouveau départ, avec la ferme résolution de mettre de l’ordre dans votre pièce mais aussi dans votre organisation personnelle.Avant de vous lancer, prenez du recul et réfléchissez au futur agencement de votre espace. Il n’y a pas de solutions toutes faites mais il est important de trouver celle qui vous correspond. Pour cela, faites le bilan de ce qui fonctionne bien et de ce qui ne va pas aujourd’hui. Interrogez et échangez avec les autres éventuels utilisateurs de ce bureau pour prendre en compte leurs avis et leurs idées. Pour rendre votre bureau fonctionnel, trois espaces sont à distinguer. En premier : le(s) plan(s) de travail où vous trouverez l’informatique et les documents utiles. C’est le lieu où vous travaillez au quotidien, il ne doit contenir que cela et être le moins encombré possible. En second : l’espace de rangement ou de classement. Il peut être plus éloigné mais doit rester accessible pour vous donner envie de ranger régulièrement. Le troisième : l’espace d’accueil où vous pouvez recevoir des personnes extérieures ou vous réunir entre associés.

Séparer le professionnel du personnel

Lorsque le bureau d’exploitation se confond avec celui de la maison, il est mieux de réserver un espace professionnel différent du personnel pour se concentrer plus facilement et ne pas être stressé à l’idée qu’un papier finisse en dessin pour les enfants.Pour refondre votre classement, la démarche est la même : avant de trier vos papiers, réfléchissez à votre futur rangement. L’idéal est de faire l’inventaire des documents à classer afin d’imaginer des regroupements par thèmes. Vous pourrez alors créer un “plan de classement”, c’est-à-dire la liste les thèmes et sous-thèmes que vous retenez et l’ordre dans lequel vous allez les agencer. Autrement dit vous faites le schéma de votre future armoire avec quel thème à quel endroit, quelle couleur pour le repérer...

Se concentrer sur le classement

N’hésitez pas à soumettre votre projet aux autres utilisateurs pour vous mettre d’accord sur les thèmes à retenir et l’ordre de classement. Pensez bien que chacun a sa logique et que si vous souhaitez que les documents soient accessibles à tous et que tous puissent classer, il est important de se concerter. C’est une phase où il est encore possible de revoir les choses sur votre papier, ce sera plus compliqué lorsque tout sera mis en place.Une fois ces éléments définis vous pouvez agencer votre bureau et trier vos papiers. Ce travail peut être fastidieux mais c’est pour aller vers du mieux… alors courage…Pour entretenir cet investissement et éviter de laisser les choses s’entasser à nouveau, prenez la ferme résolution de vous mettre à jour régulièrement. Les deux règles principales d’un classement efficace sont : “chaque papier a une place et une seule place” et “supprimer dès que possible l’inutile et l’encombrant”. Faites donc de la poubelle votre allié au quotidien.Organiser son travail de bureau demande une discipline personnelle qui à la longue deviendra un réflexe. Quelques astuces peuvent vous aider à améliorer les choses.

Tri quotidien du courrier

Consacrez un temps, tous les jours, au tri du courrier c’est-à-dire jetez ce qui peut être jeté dès le début, notez les dates de réunions et les échéances pour certains dossiers, classez les factures à payer… Pensez aussi à la phase de consultation du courrier, c’est le temps où il est mis à disposition de tous pour que chacun puisse en prendre connaissance avant d’être classé.Faites des listes que vous reprendrez régulièrement pour hiérarchiser les priorités. Planifier son travail permet d’anticiper pour ne pas devoir tout gérer en urgence. Les choses posées par écrit ne sont plus dans votre tête, ça libère l’esprit, ça permet d’éviter les oublis et c’est sécurisant.Une à deux fois la semaine, gardez-vous un créneau pour travailler, payer les factures, envoyer des dossiers… Estimez bien le temps nécessaire pour ne pas vous mettre la pression et devoir faire tout à la “va-vite”. Une plage d’1 heure 30 est souvent un minimum pour être réellement concentré et disponible.Choisissez l’heure où vous êtes le plus efficace. Tenez compte de votre rythme biologique : la concentration est moins bonne en fin d’après-midi... Faites attention aussi aux autres éléments perturbateurs comme le téléphone, les enfants, les dossiers qui encombrent le bureau mais qui sont plus intéressants que ce que vous avez à faire… Nous avons tous tendance à faire ce qui est plaisant avant ce qui est déplaisant, et nous trouvons toujours des prétextes à la diversion.

Toutes les échéances en un coup d’œil avec le calendrier réglementaire

Les Chambres d’agriculture proposent aux agriculteurs un calendrier réglementaire 2015 avec les dates butoirs liées aux démarches réglementaires. Ce “pense-bête” permet de voir rapidement ce qu’il y a à faire au mois le mois. Il se veut utile pour vous aider dans votre gestion du temps : il vous donne une vision mensuelle du travail à réaliser au niveau administratif pour planifier les choses à faire.Il couvre l’ensemble des domaines de  l’exploitation à savoir : le social, la PAC, le fiscal et la Directive Nitrates. De plus, pour les employeurs de main d’œuvre, il précise les échéances liées à la gestion du salarié.Il présente un rappel sur les documents à tenir à jour et les démarches à effectuer tout au long de l’année en fonction des travaux réalisés ou des évènements qui ont lieu sur l’exploitation.Pour plus d’information, contactez votre Chambre d’agriculture ou rendez-vous sur le site :http://www.cra-normandie.fr dans la rubrique “Mieux vivre son métier”.

Si vous souhaitez aller plus loin sur le sujet, des formations existent

- Bureau d’exploitation : prévoir un espace de travail fonctionnel 27 janvier et 3 février 2015 - La Ferrière aux Etangs.Contact : M.-L. DubreuilChambre d’agriculture de l’Orne - 02 33 31 48 12.

- Gérer sereinement le travail administratif9 décembre 2014 - Avranches.Contact : V. LefevreChambre d’agriculture de la Manche - 02 33 06 46 48.

- Réussir son organisation administrative 12 décembre 2014 - Vire.Contact : M. NykChambre d’agriculture du Calvados - 02 31 31 87 63.

- Organiser un bureau efficace sur son exploitation 20, 27 janvier et 03 février 2015 - Tôtes.Contact : Bénédicte AuboinChambre d’agriculture de Seine-Maritime - 02 35 59 47 14.